OffiSync обеспечивает локальное управление документами на Google Docs и правами доступа к ним

Говоря о пользовательских онлайновых сервисах, большинство из нас имеет в виду Google. Действительно, хоть поисковый гигант и не был первопроходцем в данной области, он, несомненно, стал ее локомотивом. Почти за четыре года своего существования проекты Google Docs и Google Apps заметно расширили свои возможности, в том числе в части офлайновой работы, и привлекли немало клиентов. Но большинство пользователей задействуют их (не считая, разумеется, почтового сервиса) эпизодически, при необходимости, по-прежнему предпочитая проверенные настольные приложения, в первую очередь, конечно, Microsoft Office. Справедливости ради уточним, что сама Google никогда не позиционировала Google Docs как замену обычному офисному пакету, тем более что в функциональном плане есть и более развитые решения. Однако миграция привычной рабочей среды информационного сотрудника в Веб стала очевидной тенденцией последних лет, в процесс включилась даже Microsoft, обеспечивающая целый ряд сервисов для хранения и обмена документами, в том числе Office Live Workspace и SkyDrive. А в настоящее время полным ходом идут работы над онлайновой редакцией Microsoft Office (Office Web Apps), которая должна появиться параллельно с 2010-й версией пакета (предварительные наработки уже доступны через тот же SkyDrive) и будет с ней тесно взаимосвязана.

Тем не менее в этом случае Microsoft выступает в роли догоняющего, и проблема удобной синхронизации данных между Microsoft Office и сервисами Google становится весьма актуальной. Для ее решения сама Google лицензировала у Microsoft ряд протоколов, а также выпустила надстройку Outlook Sync, которая позволяет организовать контакты, календари и почтовые сообщения в Google Apps, обеспечивает сквозной поиск, синхронизацию и пр. Не сидят сложа руки и сторонние разработчики.

В основе надстройки OffiSync, с недавнего времени распространяемой через онлайновую торговую площадку Google Apps Marketplace, лежит достаточно очевидная идея: снабдить приложения Microsoft Word, Excel, PowerPoint (наиболее часто используемые для создания различных документов) инструментами взаимодействия с Google Docs и обеспечения коллективной работы, ведь загрузка-выгрузка документов и назначение прав доступа вручную – процедура довольно обременительная.

OffiSync совместима с Microsoft Office 2003 и 2007, после установки надстройки в приложениях появляется или дополнительное меню, или специальная вкладка на ленте, с помощью которых готовые документы можно сохранять на сервисе Google – в дальнейшем обращаться к ним можно будет как через стандартные диалоговые окна Microsoft Office, так и из любого браузера, синхронизация локальной и онлайновой копий будет выполняться автоматически. Кроме того, OffiSync добавляет инструменты для назначения прав доступа к файлам на сервисе Google и управления уведомлениями.

За счет интеграции с мощными поисковыми инструментами OffiSync позволяет работать с неисчерпаемыми ресурсами Интернета как с локальной библиотекой

Дополнительным удобством является возможность просмотра нескольких учетных записей Google Docs и Google Apps, однако, к сожалению, пока предоставляются далеко не все функции, имеющиеся в этих службах. Например, из приложений Microsoft Office нельзя синхронизировать целые папки с документами, и главное – не удастся в реальном времени видеть правки, вносимые в документ другими пользователями, они станут доступны только при повторном его открытии. Так что для использования гаджетов в таблицах Google Docs, работы с диаграммами либо одновременного редактирования придется обращаться именно к веб-приложениям.

Впрочем, подобные ограничения вполне объяснимы разными наборами функций, обеспечиваемыми Microsoft Office и Google Docs – скажем, поскольку в последнем случае не поддерживаются сводные таблицы, они при сохранении преобразуются в обычные, и, естественно, при обратной загрузке в Microsoft Excel восстановлению уже не подлежат. Это очень важный момент, на который необходимо заранее обратить внимание: большинство веб-приложений на самом деле преобразуют документы в собственный формат, соответственно, все неподдерживаемые возможности в них пропадают. Иной подход исповедует Microsoft: приложения Office Web Apps будут непосредственно работать с Office XML и оставлять неизвестные им объекты нетронутыми.

С другой стороны, интеграция в настольные офисные приложения инструментов, опирающихся на сервисы Google, обеспечивает ряд вспомогательных возможностей, особенно в части оперативного поиска и загрузки, различного внешнего контента: картинок, клипов и пр.

Также обратим внимание, что OffiSync – не единственное решение данной категории. Аналогичные функции предлагает, к примеру, Office2Go украинского стартапа Uprise Apps www.upriseapps.com). Правда, эта надстройка интегрируется только в Microsoft Word и Excel (версий 2003, 2007 и 2010), зато она устанавливает связь между документами, хранящимися локально и на сервере, и умеет отслеживать конфликты версий. В остальном ее функциональность отличается от OffiSync разве что интерфейсом (в виде панели задач) и не слишком удачным способом назначения прав доступа).

Нет сомнения, что в обозримом будущем подобные решения представит и сама Google – всего пару недель назад она приобрела компанию DocVerse, также занимавшуюся проблемой синхронизации документов Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Сейчас ее продукт уже недоступен, а жаль, поскольку эта надстройка, не предоставляя дополнительных бонусов вроде поиска, тем не менее обладала рядом функций, которые не помешали бы OffiSync и Office2Go – непосредственно в окне Microsoft Office можно было просмотреть отчеты о версиях и работе над документами разными пользователями.